Nieuwe werkgewoonten vasthouden in je team na deze Pandemie? 4 tips om dit in je team te organiseren
Zijn er in jouw organisatie al afspraken gemaakt over hoe jullie na de COVID crisis het werk gaan organiseren? Is het al duidelijk hoe jij thuiswerken en werken op kantoor gaat combineren? Nog niet? Dan is het de hoogste tijd om dat samen te gaan bespreken omdat nieuwe gewoonten langzaam inslijten.
Unieke kans in deze ongekende tijden om je te ontdoen van minder effectieve gewoonten
Een crisis als deze pandemie is ongekend en komt slechts een keer in de honderd jaar voor. Voor iedereen was en is het leven echt anders nu. We hebben ook in ons werk dingen gedaan die we eerder voor onmogelijk hielden: collega’s soms al een jaar niet gezien, thuiswerkplekken geïmproviseerd en toch productief gebleven, elkaar zo goed mogelijk gesteund en klanten goed geholpen.
Nu is de tijd om de zaken die we anders maar wellicht echt beter hebben gedaan om te zetten in nieuwe afspraken en gewoonten in teams.
Hier een vier stappen aanpak om in je team te bespreken en samen aan te pakken:
Stap 1: Welke COIVD inzichten en ervaringen over werken wil je vasthouden?
Bevraag in je team elkaar uitgebreid over wat iedereen in de crisis vooral anders heeft gedaan en wat er behouden moet worden. Identificeer welke werkafspraken en procedures in je team je daarvoor moet aanpassen. Bespreek die afspraken en manieren van werken die voorheen als de norm werden beschouwd en die je nu wilt elimineren, omdat ze niet langer nodig zijn. Een voorbeeld daarvan is bepaalde overleggen die je voorheen in persoon op kantoor deed, maar die prima online kunnen worden afgehandeld.
Stap 2: Opschrijven en communiceren van alle nieuwe afspraken
De nieuwe afspraken moeten duidelijk worden opgeschreven en met het hele team en wellicht ook de organisatie gecommuniceerd worden. Besteed hier veel aandacht aan om misverstanden te voorkomen.
Stap 3: Creëer een werkomgeving die de nieuwe gewoontes en afspraken stimuleren
Mensen zijn gewoontedieren. Veel mensen gingen voor COVID vooral naar kantoor uit gewoonte blijkt uit veel onderzoek. Als je straks ander gedrag wilt met je team is het noodzaak elkaar te helpen de nieuwe gewoontes echt aan te leren. Dus als je afspreekt dat collega’s niet meer naar kantoor komen om de hele dag te bellen, sloop je na het bevestigen van deze afspraken direct ook de belhokjes eruit zodat mensen niet toch in oud gedrag kunnen vervallen. Dat vervallen in oud gedrag ligt echt op de loer omdat we dat toch het beste kennen. COVID ziet ons brein toch een beetje als een crisis situatie en wil soms onbewust toch liever terug naar het oude omdat je brein de voorkeur geeft aan die gewoonten die je het beste kent, vooral onder druk. Onderzoek en bespreek de triggers in je team waardoor jij en je collega’s wellicht makkelijk in oude normen kunnen terugvallen, zoals bijvoorbeeld toch weer iedere dag dat je werkt naar kantoor gaan terwijl dat helemaal niet je bedoeling was. Let er vooral op dat leidinggevenden zichzelf ook echt aan de nieuwe afspraken houden.
Stap 4: Blijf alert tot het nieuwe patroon echt is ingesleten: 66 dagen echte focus
De neiging om terug te vallen in oude routines ligt iedere dag op de loer. Het is daarom belangrijk om je nieuwe gewoontes voor tenminste 66 dagen iedere dag opnieuw met veel aandacht te doen. Het gaat dus niet alleen om de afspraken, een goede communicatie over de afspraken en de eerste dagen, maar vooral het volhouden. Blijf mensen herinneren wat de nieuwe procedures zijn totdat ze niet meer nieuw voelen. Herhaal de voordelen van de nieuwe afspraken en werkwijzen steeds opnieuw. Doe dit op gezette tijden en niet alleen als het niet goed gaat. Alleen dan gaat het je samen echt lukken nieuwe en betere gewoontes te bouwen die je team sterker maken.
Veel succes!
Zie ook onze training: Manager van Virtuele Teams hier
